Mehr Zeit beim Kunden, weniger Zeit für Administration: Gemeinsam mit TrendView hat bauXpert Gr. Beilage einen KI-gestützten Voice Assistant entwickelt, der den Außendienst wie ein persönlicher Innendienst unterstützt – jederzeit, freihändig und direkt aus dem Auto. Weiterlesen KI für den Außendienst: Wie bauXpert Gr. Beilage mit einem Voice AI Assistant den Vertrieb neu organisiert
Unsere Leistungen
- Künstliche Intelligenz1
Ausgangslage: Der Außendienst verbringt zu viel Zeit mit Administration
Als regional verwurzelter Baustofffachhändler begleitet bauXpert Gr. Beilage seine Kunden bei Bauprojekten – mit persönlicher Beratung und einem starken Außendienst. Das Unternehmen verbindet seit über 130 Jahren Tradition mit Innovation und legt großen Wert auf kompetente Beratung und moderne Lösungen.
Doch der Alltag der Vertriebsmitarbeitenden sah häufig so aus:
- Vor jedem Termin mussten Kundeninformationen manuell im CRM recherchiert werden.
- Nach jedem Kundengespräch wurden Gesprächsnotizen erst später dokumentiert.
- Angebote, Reklamationen oder Aufgaben mussten nach der Rückkehr ins Büro erstellt werden.
- Wertvolle Vertriebszeit ging für administrative Tätigkeiten verloren.
Die Herausforderung war klar: Wie kann der Außendienst sofort auf Informationen zugreifen und administrative Aufgaben erledigen, ohne den Fokus auf den Kunden zu verlieren?
Die Lösung: Ein KI-Innendienst zum Anrufen
Anstatt einen klassischen Voice Bot für Kunden zu entwickeln, entstand gemeinsam eine völlig neue Anwendung.
Mit TrendVoice, der Enterprise-Voice-AI-Plattform aus dem Hause TrendView, wurde ein persönlicher Voice Assistant für den Außendienst entwickelt. Der Vertriebsmitarbeiter ruft seinen digitalen Innendienst einfach an – direkt über die Freisprecheinrichtung im Fahrzeug.
Der Voice Assistant übernimmt dabei Aufgaben, die bisher den Innendienst oder wertvolle Arbeitszeit beansprucht haben.
Typische Anwendungsfälle
Terminvorbereitung
„Welche offenen Angebote gibt es bei Kunde Müller?“
Der Voice Assistant liefert innerhalb weniger Sekunden:
- Letzte Gesprächsnotizen
- Offene Projekte
- Ansprechpartner
- Umsatzhistorie
- Wiedervorlagen
CRM-Dokumentation per Sprache
Direkt nach dem Kundentermin:
„Erstelle eine Gesprächsnotiz. Kunde entscheidet nächste Woche. Bitte Wiedervorlage für Freitag anlegen.“
Die Informationen werden automatisch strukturiert im CRM gespeichert
Angebote erstellen
Während der Rückfahrt genügt ein kurzer Sprachbefehl:
„Erstelle ein Angebot über 120 Quadratmeter Terrassenplatten inklusive Zubehör.“
Der Voice Assistant bereitet sämtliche Informationen für die Angebotserstellung vor.
Reklamationen aufnehmen
Fotos, Sprachnotizen und Beschreibungen können unmittelbar verarbeitet und an die zuständige Abteilung weitergegeben werden.
Die Technologie: TrendVoice als digitaler Innendienst
Die Lösung basiert auf TrendVoice, der Voice-AI-Plattform für Unternehmen mit komplexen Geschäftsprozessen. Im Unterschied zu klassischen Telefonbots kommuniziert TrendVoice nicht nur mit Kunden, sondern unterstützt auch Mitarbeitende im operativen Alltag.
Die Plattform integriert sich in bestehende Unternehmenssysteme und greift unter anderem auf:
✅ CRM-Systeme
✅ ERP-Lösungen
✅ Kalender
✅ Aufgabenmanagement
✅ Dokumentenmanagement
Dadurch entsteht ein sprachgesteuerter Arbeitsplatz, der jederzeit verfügbar ist.
Mehr über TrendVoice
So arbeitet der digitale Innendienst
Terminvorbereitung
CRM automatisch aktualisieren
Angebot erstellen
KPI-Box
Kennzahl
Vorher
Mit TrendVoice
Zeit für Dokumentation
hoch
⬇️ bis zu 70 %
CRM-Pflege
zeitversetzt
✅ sofort nach Termin
Terminvorbereitung
manuell
🗣️ per Sprachdialog
Angebotsvorbereitung
Büroarbeit
🚘 direkt aus dem Auto
Fokus auf Kunden
eingeschränkt
📈 deutlich höher
Unser Außendienst soll verkaufen – nicht verwalten. Genau deshalb haben wir gemeinsam mit TrendView diesen digitalen Innendienst aufgebaut. Unsere Mitarbeiter können heute direkt aus dem Auto auf Kundeninformationen zugreifen, Gesprächsnotizen diktieren oder Angebote vorbereiten lassen. Das spart jeden Tag wertvolle Zeit und sorgt dafür, dass wir uns wieder stärker auf unsere Kunden konzentrieren können.Pascal Abeling, bauXpert Gr. Beilage
Fazit: Der Außendienst bekommt einen digitalen Kollegen
Mit TrendVoice hat bauXpert Gr. Beilage keinen klassischen Voice Bot eingeführt. Das Unternehmen hat einen KI-gestützten Innendienst geschaffen, der den Vertrieb jederzeit unterstützt. Der Voice Assistant übernimmt Routineaufgaben, dokumentiert Gespräche, liefert Informationen in Echtzeit und entlastet den Außendienst dort, wo bisher täglich wertvolle Arbeitszeit verloren ging.
Das Ergebnis:
Mehr Zeit beim Kunden
Weniger Administration
Vollständige CRM-Dokumentation
Schnellere Angebotsprozesse
Höhere Produktivität im Vertrieb
24/7 erreichbar
markenkonform
zufriedene Nutzer
Warum dieser Case besonders ist
Dieser Anwendungsfall hebt sich deutlich von klassischen Voice-Bot-Projekten ab. Während viele Unternehmen Voice AI ausschließlich im Kundenservice einsetzen, zeigt bauXpert Gr. Beilage, dass Sprach-KI auch interne Unternehmensprozesse revolutionieren kann. Der Außendienst erhält einen jederzeit erreichbaren, intelligenten Assistenten, der Informationen beschafft, Prozesse auslöst und Administration übernimmt – ein Einsatzszenario mit großem Potenzial für Unternehmen mit Vertriebsorganisationen im Enterprise-Umfeld.
© generiert mithilfe von ChatGPT
Ausblick: Weiterentwicklung in Planung
Gemeinsam mit bauXpert Gr. Beilage entwickelt TrendView die Lösung bereits weiter. Geplant sind unter anderem:
- Automatische Besuchsberichte
- Sprachgesteuerte Angebotserstellung inklusive Kalkulation
- KI-gestützte Verkaufsempfehlungen auf Basis der Kundenhistorie
- Integration von Microsoft 365, ERP und E-Mail-Systemen
- Proaktive Hinweise auf Cross- und Upselling-Potenziale
Ziel: Ein vollständig vernetztes Serviceerlebnis – vom ersten Anruf bis zum Kauf.
Automatisieren Sie Ihre Kundenkommunikation mit TrendVoice
Jetzt anfragen
