Eine gute Unternehmenskommunikation ist die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit unter den verschiedensten Abteilungen. Jedoch ist auch kaum etwas herausfordernder als ebenjene interne Kommunikation. Führungskräfte haben die Aufgabe, alle relevanten Informationen an die Mitarbeiter weiterzugeben, dürfen diese aber nicht mit einem Wust an Information überfluten.
Häufig wird die Weitergabe der Informationen über das Intranet des Unternehmens gelöst.
Doch im Laufe der Zeit und mit der immer schneller und digitaler werdenden Kommunikation im Privatleben, ist es schwierig für die Mitarbeiter, sich im statischen Umfeld des Intranets zurechtzufinden, beziehungsweise, sich wohlzufühlen. Da das klassische Internet häufig zu dröge und außerdem zu unflexibel ist, wird es nicht in der Form genutzt in der es für die Informationsverwertung angedacht ist.
So ist es nicht verwunderlich, dass Mitarbeiter mittelständischer und großer Unternehmen angeben, dass ungenügend stattfindende Kommunikation im Unternehmen zu den Hauptgründen für ein schlechtes Unternehmensklima zählt. Hinzu kommen die Punkte mangelnder Anerkennung, fehlender klarer Anweisungen sowie zu wenig Zeit für den direkten Austausch zwischen Führungsetage und Mitarbeitern. Sprich: alles münzt auf einem Mangel an Kommunikation und Interaktion.
Aber: wie soll man dieses Problem angehen; wie kann man den Mitarbeitern das Gefühl der benötigten Anerkennung vermitteln?
Die Lösung könnte in der Verwendung eines Social Intranets liegen. Manch einem mag gar nicht bewusst sein, dass es Unterschiede zwischen einem klassischen und einem Social Intranet gibt. Diese, sowie mögliche Vorteile eines Unternehmens bei der Verwendung eines Social Intranets möchten wir Ihnen im Folgenden vorstellen.
Aber zuerst einmal die Grundlagen: Ab wann ist ein Intranet überhaupt schon „Social“. Die Erklärung liegt eigentlich recht gut auf der Hand. Während das ursprüngliche Intranet wie bereits erwähnt, statisch und unflexibel daherkommt, kann man als Mitarbeiter im Social Intranet sein eigenes Profil erstellen und bearbeiten, man kann an Diskussionen zu Beiträgen teilnehmen und auch selber eigene Beiträge verfassen. Im besten Fall verfügt das Social Intranet noch über flexible Funktionen wie Activity Streams oder einen Messenger.
So haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit, direkt in den eigenen Teams zu kommunizieren und zu arbeiten. Ein Social Intranet dient somit der dynamischen und vielfältigen Wissensvermittlung sowie der gemeinsamen, kollaborativen Zusammenarbeit einzelner Mitarbeiter(-gruppen).
Jede Abteilung kann ihr Wissen einbringen und hat die Möglichkeit, Content zu erstellen und an der aktiven Entwicklung der firmenweiten Kommunikation teilzuhaben.
DIE AKTIVE GESTALTUNG ALLER MITARBEITER STEHT IM VORDERGRUND
Ein Social Intranet fördert die Informationsentwicklung innerhalb eines Unternehmens und sollte die Möglichkeit bieten, dass jeder einzelne Mitarbeiter immer und von überall darauf zugreifen kann.
Wichtig ist außerdem, dass die Lösung individuell auf das Unternehmen angepasst sein sollte. Man benötigt eine anfängliche Bestandsaufnahme sowie einen Fahrplan, um das möglicherweise bereits bestehende Intranet auf neue Social Funktionen umzumünzen.
Ein Social Intranet bietet dem Unternehmen die Möglichkeit, dass Teams sich selbstständig organisieren können und somit für eine schnelle und transparente Kommunikation sorgen.
Fehlende Kommunikation ist ein negativer Aspekt in Unternehmen
Als einer der Hauptgründe für eine negative Stimmung im Unternehmen steht, wie bereits angesprochen, die fehlende Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Mitarbeitern, Abteilungen sowie der Führungsetage. Mangelnde Anerkennung zwischen Mitarbeitern und Führungspersonen ist außerdem ein Punkt, der häufig zu Frustration und somit zur Stagnierung in der Unternehmensentwicklung führt.
Auch hier könnte das Social Intranet ein unterstützender, entlastender und befriedigender Faktor sein. Es liefert die Möglichkeit, dass sich alle Mitarbeiter gleichermaßen gut informiert und sich ernst genommen fühlen. Außerdem kann man vom Expertenwissen anderer Abteilungen profitieren, da dieses hier gebündelt und immer wieder erweitert wird. Durch die eigenständige Pflege der Profile haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich mit all ihren Fähigkeiten darzustellen, ihre Expertise ans Licht zu rücken. Andere Mitarbeiter und Abteilungen können so aber auch mehr über die Kollegen erfahren und somit möglicherweise auch deren besondere Fähigkeiten entdecken.
Häufig gibt es noch viel Unsicherheit zum Thema Social Intranet
Im klassischen Intranet können die User Beiträge lesen, aber nicht zwangsläufig teilen und kommentieren. Eine veraltete, aber für die Unternehmen bekannte und somit „sichere“ Herangehensweise. Dennoch sollte die Geschäftsführung über die Vorteile eines flexiblen und durch die Community wachsenden Social Intranets nachdenken. Die Vorteile liegen neben vereinfachter Kommunikation, transparenten Prozessen, der aktiven Gestaltung der Mitarbeiter (die User formen ihren eigenen virtual space) vor allem in folgenden Punkten:
- Steigerung von Unternehmenskultur und Gemeinschaftsgefühl
- Prozessoptimierung
- Schnelles Auffinden von Experten
- Erhöhte Produktivität
- Erhöhte Motivation bei Mitarbeitern
- Gesteigerte Innovationskraft
- Besseres Wissensmanagement
- Gesenkte Kosten durch verbesserte Zusammenarbeit
- Die Führungspersonen werden sichtbarer und greifbarer
- Zeit wird eingespart
- Man gibt eine gute Orientierung für Mitarbeiter
- Man erhält neue Impulse von den Mitarbeitern
- Man entwickelt seine Mitarbeiter durch den Dialog
- Weniger Mails, kürzere Meetings und schnellere Entscheidungen sind die logische Konsequenz
Profitieren Sie vom Wissen der Masse
Und lassen Sie all Ihre Mitarbeiter daran teilhaben. Nutzen Sie die Flexibilität vom Social Intranet und geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance, sich auf tolle Kollaborationen einzulassen. Im Social Intranet können sich die unterschiedlichsten Menschen aus den unterschiedlichsten Abteilungen Ihres Unternehmens austauschen und neue Synergien bilden. Ermöglichen Sie eine bessere und schnellere Aufgabenverteilung, eine Planung im allgemeinzugänglichen Kalender, die Koordination von Teams direkt gebündelt an einem Ort. Sorgen Sie gleichermaßen für bessere Transparenz und Effizienz.
Ein Tipp: machen Sie keine großen Experimente in Sachen Umstrukturierung
Ein Social Intranet muss in den Alltag integriert werden sowie bereits bestehende Prozesse abbilden können. Es darf nicht dem Zweck dienen, das Unternehmen umformen zu wollen. Geben Sie Mitarbeitern mit Personalverantwortung sowie Leitungsaufgaben den Auftrag, als gutes Beispiel voranzugehen und sich aktiv im Social Intranet zu bewegen. Dies spiegelt eine niedrigschwellige und prägnante Kommunikation wider und motiviert Ihre Mitarbeiter, es den Vorgesetzten gleichzutun und ihr Wissen auf der Plattform mit einzubringen.
Kurz: Social Intranet sorgt für mehr Mitarbeiter Engagement. Dies wiederum zielt darauf ab, dass motivierte und geforderte Mitarbeiter einen zentralen Wettbewerbsfaktor bilden. Gute interne Kommunikation und der Einsatz von Social Tools kann zu einer Erhöhung der Produktivität im Unternehmen führen. Es bildet einen modernen, digitalen Workspace zur Verbesserung von Kommunikation und Produktivität. Vor allem in Zeiten von flexiblen Arbeitszeiten und unterschiedlichen Unternehmensstandorten kann es als zentrale Schnittstelle Ihres Unternehmens fungieren und lässt zu, dass Kommunikation auch über die Hierarchie-Grenzen hinaus geführt wird.
Die Menschen werden zunehmend digitaler und kommunizieren immer schneller miteinander
Starre Hierarchien behindern somit häufig den Informationsfluss und es ist wichtig, den Wandel in Richtung von schnelleren Prozessen, verkürzten Bearbeitungszeiten und besonders explizitem Management hinzubekommen. Dies gilt wohlbemerkt in beide Kommunikationsrichtungen: einmal mit dem Kunden als auch für die interne Kommunikation.
Social Intranet unterstützt flexible Arbeitsmodelle
Der Trend geht nämlich in die Richtung, dass Mitarbeiter immer seltener einen festen Aufgabenbereich haben, sondern vielmehr in agilen Teams zusammenarbeiten. Wechselnde Teammitglieder, flexible Arbeitszeitenmodelle und große räumliche Trennungen müssen also irgendwie kompensiert werden. Mit Hilfe eines umfänglichen Social Intranets kann man diese Grenzen überschreiten zu einem Vorteil nutzen.
Lisa Lambert
Lisa ist Prokuristin bei der TrendView und kümmert sich neben der immer währenden Suche nach neuesten digitalen Trends auch um die strategische Beratung für unsere Kunden und die interne Ausrichtung der Agentur.